Ведення бухгалтерії для підприємців – завдання №1, яке часто стає джерелом тривог, неприємних емоцій і фінансових втрат. Адже кожен ФОП з першого дня реєстрації разом з можливостями для побудови власної справи отримує низку обов’язків, що стосуються звітування перед державою про отримані доходи та перерахування частини коштів в бюджет.
Зазвичай облік у підприємців з невисоким доходом простіший, ніж у компаній з мільйонними оборотами, наприклад. Проте в більшій мірі складність ведення бухгалтерії ФОП залежить не від форми бізнесу, а від його специфіки:
- Сфери, конкретного напрямку діяльності.
- Вибраної системи оподаткування, групи.
- Обсягів операцій – доходу, витрат, кількості платежів.
- Наявності та кількості працівників.
- Вибору між РРО чи ПРРО, числа реєстраторів.
- Додаткових нюансів – акциз, ПДВ, товарний облік тощо.
Деякі ФОП ведуть бухоблік самостійно і непогано справляються з усіма завданнями. Звісно, що це завжди ризик, адже вимоги постійно змінюються, в ПКУ вносяться правки, бланки звітів оновлюються і все це треба враховувати. Адже в разі будь-яких порушень податкова карає штрафами та іншими санкціями.
В яких випадках бухгалтерію можна вести самостійно
Вести бухоблік своїми силами підприємець може у випадках, коли має небагато документації, мало клієнтів, перебуває на спрощеній системі. За яких умов цілком реально самостійно все робити:
- Вибір 1-3 групи єдиного податку, де спрощені вимоги до ведення обліку.
- Коли немає працівників і кадрового обліку, який потребує спеціальних знань.
- За відсутності РРО, що передбачає щоденне обслуговування, звітність, дотримання вимог.
- Кількість операцій на день не перевищує 10, ведеться лише облік доходів.
- Немає «обтяжуючих» факторів – акцизу, ПДВ, де потрібні кваліфікація та досвід.
Зазвичай успішно справляються з обліком підприємці, що працюють самостійно, віддалено надаючи послуги. Наприклад, ІТ-спеціаліст на 3 групі спрощеної системи повинен вести облік доходів у довільній формі, заповнювати звіт для ДПС раз на квартал і потім платити податки. На 1 і 2 групі єдиного податку платити кошти в бюджет треба кожен місяць, а от звітувати – лише раз на рік.
Коли облік варто делегувати фахівцям
Точно потрібен бухгалтер для ФОП, який перебуває на загальній системі, є платником податку на додану вартість (ПДВ), працює з підакцизними товарами. Наявності знань і чималих витрат часу потребує ведення кадрового обліку – розробка наказів, оформлення лікарняних, нарахування зарплати та відпускних, утримання з них податків (ПДФО, ВЗ, ЄСВ) та ін.
В яких ще випадках треба залучати спеціалістів:
- Регулярні чи великі обороти – коли щомісяця проходять значні суми по рахунку, кількість операцій перевищує 20-30 на місяць (на кожну з них треба створювати рахунки, акти, накладні).
- Ведеться ЗЕД (зовнішньоекономічна діяльність) – імпорт чи експорт товарів/послуг, укладаються контракти з нерезидентами, проводяться валютні платежі, які треба правильно обліковувати.
- ФОП бере участь у держзакупівлях, грантах, великих проєктах, де потрібні прозора звітність, чіткість і налагодженість всіх процесів, оформлення додаткових документів.
- Багато нестандартних операцій – продаж і повернення товарів, аванси і передплати, закупівлі, реалізація продукції на маркетплейсах (українських, зарубіжних). Все це ускладнює облік.
- Немає часу і бажання займатися обліком – коли бізнес зростає і ведення документації, звітності забирає весь час та відволікає від підприємницької діяльності.
Кваліфікований бухгалтер зможе впорядкувати та систематизувати ведення обліку, присвятити максимум часу виконанню завдань. Сьогодні є чимало ефективних рішень для ведення бухгалтерії онлайн, автоматизації процесів, налагодження електронного документообороту.
Делегувавши фахівцю облік і звітність, ФОП отримує впевненість в тому, що все зроблено вчасно та правильно. А сам, завдяки вивільненню часу та ресурсів, може зосередитися на веденні підприємницької діяльності, розвитку, масштабуванні справи.